证明文件是指收据和账单等交易证据或凭证的书面材料。
凭据文件是由外部接收的，或者是内部制作的，首先可以分为“外部证据”和“内部证据”。 另外，根据内容可以分为“有关金钱的东西”、“有关物品”、“关于人的东西”、“关于契约的东西”。
| 关于金钱的 | 物相关的也人相关的也的 | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 从外部购买凭证 | 收据申请书报价单请书订购纳品书 | ||||
| 先从销售 | 支付支付通知书证明书注见积委托书文件领取书验收通知书 | ||||
| 从银行储蓄存折余额证明书存款利息计算 | |||||
| 员工相关雇佣合同 | |||||
| 内部凭证购买先用 | 支付通知书收据 | 注文件 | |||
| 面向销售 | |||||
| 员工相关 | 工资台账 | ||||
关于账单·估价单·交货单等证据的保存期限，在公司的情况和个人事业者的情况有若干不同。
公司的证据是作为原则，以结算期为单位保存7年的法律义务化。
个人事业者的凭证比公司短一点，需要5年的保存。